NOTĂ DE INFORMARE

NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

La nivelul activității de inchiriere desfasurata pentru cladirea de birouri „Promenada Offices” sunt întâlnite mai multe situații în care vom prelucra datele tale cu caracter personal. Mai multe detalii poți găsi în cele ce urmează:

Noi suntem Promenada Mall Bucuresti S.R.L. o societate de drept român, cu sediul social în București, Calea Floreasca 169A, Floreasca 169, Clădirea A, etajul 5, secțiunea A5.1, biroul nr. 43, sector 1, România, înregistrată sub nr. J2005016862408, C.U.I. RO18020418 (în continuare „ Promenada Offices”).

Prezenta notă de informare se adresează tuturor persoanelor vizate care accesează site-ul cladirii de birouri, solicita o cerere de informatii cu privire la spatiile de birouri aflata la inchiriere, solicita si participa la o vizionare in cadrul cladirii de Birouri sau participa la discutii si intalniri cu angajatii Nepi Rockcastle. Participă la evenimente desfășurate de către Promenada Offices sau în mediul online sau reprezintă furnizorii/colaboratorii sau clienti în desfășurarea relației contractuale cu Promenada Offices.

Modul în care vom prelucra datele tale cu caracter personal diferă în funcție de relația pe care o ai cu Promenada Offices. Pentru a primi mai multe informații alege categoria de mai jos care ți se potrivește:

Sunt vizitator al website-ului

Sunt vizitator (potential client) sau client al Promenada Offices

Sunt reprezentant legal sau persoană de contact a unui furnizor sau colaborator al  Promenada Offices

În toate cazurile, beneficiezi de o serie de drepturi ce pot fi exercitate, în mod individual sau cumulat, cu privire la datele cu caracter personal pe care Promenada Offices le deține în raport cu tine. Informații privind aceste drepturi, precum și privind modul în care acestea pot fi exercitate sunt disponibile în secțiunea Drepturile persoanelor vizate.

Ne angajăm să prelucrăm datele cu caracter personal cu respectarea legislației aplicabile în materia protecției datelor cu caracter personal și cu bunele practici în materie. Mai multe informații sunt disponibile în secțiunea privind Securitatea și acuratețea datelor.

În plus, la nivelul Grupului NEPI Rockcastle, a fost desemnat un Responsabil pentru Protecția Datelor, care poate fi contactat dacă există nelămuriri cu privire la orice aspect ce ține de protecția datelor cu caracter personal și de exercitarea drepturilor aferente protecției datelor. Responsabilul pentru Protectia Datelor poate fi contactat prin transmiterea unei cereri scrise, datate si semnate, utilizând datele de contact menționate mai jos:

• prin poștă, la adresa: Calea Floreasca nr. 169A, Floreasca 169, Clădirea A, etajul 5, Sector 1, București, România
• prin email, la adresa de email: protection@nepirockcastle.com

1. Vizitatori ai site-ului Promenada Offices

În momentul în care accesezi site-ul www.promenadaoffices.ro („Site-ul”) anumite date cu caracter personal ale tale vor fi prelucrate de către Promenada Offices, în principal pentru a putea să îți furnizăm serviciul solicitat, și anume sa iti putem raspunde solicitarii transmise.

1.1      Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm direct de la tine prin intermediul formularului de contact pus la dispozitie in website:

• Date de identificare, de exemplu: nume și prenume
• Date de contact, de exemplu: adresă de e-mail si număr de telefon
• Firma si functia din compania care este interesata de un spatiu

1.2.      Date cu caracter personal prelucrate automat in cadrul accesarii site-ului

• Date privind interacțiunea ta cu Site-ul, de exemplu: informatii referitoare la produsele care te intereseaza
• Date colectate prin modulele cookie sau alte mijloace tehnice similare (i.e., fișiere mici de text care se stochează pe calculatorul, telefonul, tableta sau dispozitivul tău mobil, și conțin informații cu privire la activitatea ta pe respectivele site-uri/aplicații), de exemplu: sub-pagini accesate, perioadă petrecută pe o anumita pagina

Prelucrarea datelor cu caracter personal marcate ca fiind câmpuri obligatorii în anumite formulare disponibile pe Site (i.e., nume, prenume, adresa de e-mail, număr de telefon) este considerată a fi necesară pentru trimiterea informatiilor pe care le solicitati cu privire la Promenada Offices. Astfel, este necesar să comunici Promenada Offices acele date cu caracter personal, deoarece cu ajutorul lor consultantii nostri te pot contacta pentru a-ti oferi informatiile solicitate. Refuzul de a furniza astfel de date determină imposibilitatea Promenada Offices de a îți asigura informatiile solicitate

În cazul Site-ului, colectăm și IP-ul tău, însă aceasta data nu este prelucrată și nici utilizată în vreun scop ulterior la acest moment.

1.3.    Utilizarea datelor cu caracter personal

1.4.      Perioada de stocare

Datele cu caracter personal prelucrate se păstrează pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile legale ce ne sunt impuse de reglementările specifice domeniului nostru de activitate.

În ceea ce privește utilizarea datelor tale cu caracter personal pentru efectuarea de activități de marketing direct, acestea vor fi stocate de către Promenada Offices de la momentul la care ne-ai acordat consimțământul pentru această prelucrare, până la data la care l-ai retras. După momentul în care alegi să îți retragi consimțământul, datele tale vor fi stocate de către Promenada Offices, pentru o perioadă adițională de 3 ani, în interesul legitim al Promenada Offices de a putea accesa și furniza documentația necesară în cazul unei potențiale cereri în instanță, reclamații, investigații derulate (i.e., dar fără a fi folosite pentru transmiterea de materiale de marketing direct).

1.5.      Accesul terțelor părți

Accesul la datele tale va fi furnizat doar acelor persoane sau entități, cu care colaborăm în îndeplinirea scopurilor de prelucrare, și pentru care putem (noi sau destinatarii avuți în vedere) justifica un temei legitim sau dacă avem o obligație legală de a furniza date ale tale.

Pot avea acces la datele tale următoarele entități, precum și angajații acestora:

• Furnizori de servicii IT (e.g., mentenanță și dezvoltare software, mentenanță și dezvoltare site);
• Furnizori de servicii de marketing, ce includ furnizorii de servicii de cercetare de piață, furnizori de servicii prin care se transmit comunicările de marketing, furnizori de servicii de monitorizare a traficului si comportamentului utilizatorilor instrumentelor online, furnizori de servicii de personalizare a diferitelor tipuri de marketing, furnizorilor de servicii de marketing prin intermediul resurselor social media, furnizorilor de servicii de realizare a conținutului formelor de marketing;
• Societăți din Grup;
• Agentii Imobiliare sau orice persoana desemnata de care Promenada Offices pentru a proceda la inchirierea spatiilor si la administrarea si gestionarea proceselor de inchiriere.

Având în vedere că Promenada Offices face parte din grupul de societăți Nepi Rockcastle (”Grup”), datele tale cu caracter personal vor fi prelucrate pentru scopuri de gestionare consolidată a activităților grupului, pentru scop de audit și în orice altă situație în care legea impune sau permite o asemenea prelucrare, în cazul în care putem (Promenada Offices sau societățile destinatare din Grup) justifica un temei legitim în acest sens sau dacă obținem consimțământul tău în acest sens. Lista societăților din Grup o poți găsi la următoarea adresă: https://promenadaoffices.ro/lista-societati-grup/

•  Partenerii Promenada Offices

Datele tale cu caracter personal vor fi prelucrate și în raport cu o serie de parteneri terți (”Parteneri”). Aceștia sunt Partenerii pe care Promenada Offices îi contracteaza în relația cu tine pentru valorificarea produselor si sunt reprezentați de regulă de furnizori de servicii pentru marketing, inchirierea sau administrarea solicitarilor.

Vom impune contractual acestor entități, precum și personalului acestora să respecte confidențialitatea acestor date, asigurând un nivel ridicat de securitate pentru prelucrarea datelor tale.

De asemenea, vom furniza datele tale cu caracter personal către organe judiciare, instituții publice, sau autorități publice centrale și locale, în urma unei solicitări exprese justificate sau a unei obligații legale.

Ca regulă, Promenada Offices nu va transfera datele tale cu caracter personal către state terțe din Afara Spațiului Economic European. Dacă totuși un astfel de transfer are loc, Promenada Offices va lua măsurile de protecție adecvate pentru a asigura protecția datelor cu caracter personal transferate.

2 .      Vizitatorii și clienții interesati de inchirierea spatiilor din cladirea Promenada Office si care vin la o discutie/vizionare fie direct prin telefon sau prin recomandari

2.1.      Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm

• Date de identificare, de exemplu: nume și prenume
• Date de contact, de exemplu: adresă de e-mail, număr de telefon
• Imaginea
• Documente de identificarea a clientilor (CUI-ul si denumirea societatii comerciale, datele de la registru comertului precum adresa, nurmar de inregistrare, cont bancar, precum si numele si prenumele administratorilor si/sau persoanele desemnate sa reprezintea societatea potential chiriasa ce doreste sa inchirieze si sa ocupe un loc in cladirea Promenada Offices) in vederea redactarii documentatiei pre-contractuale si contractuale, in contextul procesului de inchiriere.
• Adresa sediulul social
• Contul bancar
• Semnatura

2.2.      Utilizarea datelor cu caracter personal

2.3.      Perioada de stocare:

Datele cu caracter personal prelucrate se păstrează pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile legale ce ne sunt impuse de reglementările specifice domeniului nostru de activitate.

În funcție de contextul în care prelucrăm datele tale cu caracter personal, următoarele reguli pentru stabilirea perioadei de stocare vor fi aplicabile:

• Sistemul CCTV: În ceea ce priveste înregistrările video stocate de sistemul CCTV, acestea se păstrează, de regulă, pe o perioada de 30 (treizeci) de zile, cu excepția cazului în care extinderea perioadei de prelucrare a acestora este impusă de lege sau justificată de proceduri legale.

2.4.      Accesul terțelor părți:

Accesul la datele tale va fi furnizat doar acelor persoane sau entități, cu care colaborăm în îndeplinirea scopurilor de prelucrare, și pentru care putem (noi sau destinatarii avuți în vedere) justifica un temei legitim, în conformitate cu prevederile GDPR, sau dacă avem o obligație legală de a furniza date ale tale.

Vor avea acces la datele tale următoarele entități, precum și angajații acestora:

• Furnizori de servicii de pază și securitate care vor monitoriza sistemul de supraveghere din santierul Promenada Offices – Pentru asigurarea supravegherii video CCTV în incinta santierului, Promenada Offices colaborează cu societăți specializate și autorizate conform legii să desfășoare activități de pază și securitate.
• Furnizori de servicii de inchiriere, de marketing si de gestionare a cererilor plasate in vederea inchirierii spatiilor din cadrul Promenada Offices, de regula societăți specializate de prestări servicii.
• Societăți din Grup si angajatii acestora pentru monitorizare plati, facturare, activitati ce tin de tranzactionarea produselor.

Având în vedere că Promenda Mall Bucuresti SRL face parte din grupul de societăți Nepi Rockcastle (”Grup”), datele tale cu caracter personal vor fi prelucrate pentru scopuri de gestionare consolidată a activităților grupului, pentru scop de audit și în orice altă situație în care legea impune sau permite o asemenea prelucrare, în cazul în care putem (Promenda Mall Bucuresti SRL sau societățile destinatare din Grup) justifica un temei legitim în acest sens sau dacă obținem consimțământul tău în acest sens. Lista societăților din Grup o poți găsi la următoarea adresă: https://promenadaoffices.ro/lista-societati-grup/

 Administratorii Proprietății Promenada Mall Bucuresti SRL.

Vom impune contractual acestor entități precum și personalul acestora să respecte confidențialitatea acestor date, asigurând un nivel ridicat de securitate pentru prelucrarea datelor tale.

De asemenea, vom furniza datele tale cu caracter personal către organe judiciare, instituții publice, sau autorități publice centrale și locale, în urma unei solicitări exprese justificate sau a unei obligații legale.

Ca regulă, Promenada Mall Bucuresti SRL nu va transfera datele tale cu caracter personal către state terțe din Afara Spațiului Economic European. Dacă totuși un astfel de transfer are loc, Promenada Mall Bucuresti SRL va lua măsurile de protecție adecvate pentru a asigura protecția datelor cu caracter personal transferate.

3.     Reprezentanții si angajatii partenerilor contractuali (furnizori/colaboratori ai cladirii de birouri)

3.1      Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm

• Date de identificare, de exemplu: nume și prenume
• Date de contact, de exemplu: adresă de e-mail, număr de telefon

3.2.      Utilizarea datelor cu caracter personal

3.3.      Perioada de stocare

Datele cu caracter personal prelucrate se păstrează pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile legale ce ne sunt impuse de reglementările specifice domeniului nostru de activitate.

3.4.      Accesul terțelor părți

Accesul la datele tale va fi furnizat doar acelor persoane sau entități, cu care colaborăm în îndeplinirea scopurilor de prelucrare, și pentru care putem (noi sau destinatarii avuți în vedere) justifica un temei legitim, în conformitate cu prevederile GDPR, sau dacă avem o obligație legală de a furniza date ale tale.

Vor avea acces la datele tale următoarele entități, precum și angajații acestora:

• Societăți din Grup

Având în vedere că Promenada Mall Bucuresti face parte din grupul de societăți Nepi Rockcastle (”Grup”), datele tale cu caracter personal vor fi prelucrate pentru scopuri de gestionare consolidată a activităților grupului, pentru scop de audit și în orice altă situație în care legea impune sau permite o asemenea prelucrare, în cazul în care putem (Promenada Mall Bucuresti sau societățile destinatare din Grup) justifica un temei legitim în acest sens sau dacă obținem consimțământul tău în acest sens. Lista societăților din Grup o poți găsi la următoarea adresă: https://promenadaoffices.ro/lista-societati-grup/

Vom impune contractual acestor entități precum și personalul acestora să respecte confidențialitatea acestor date, asigurând un nivel ridicat de securitate pentru prelucrarea datelor tale.

De asemenea, vom furniza datele tale cu caracter personal către organe judiciare, instituții publice, sau autorități publice centrale și locale, în urma unei solicitări exprese justificate sau a unei obligații legale.

Ca regulă, Promenada Mall Bucuresti nu va transfera datele tale cu caracter personal către state terțe din Afara Spațiului Economic European. Dacă totuși un astfel de transfer are loc, Promenada Mall Bucuresti va lua măsurile de protecție adecvate pentru a asigura protecția datelor cu caracter personal transferate.

4. Securitatea și acuratețea datelor cu caracter personal

Vom lua toate masurile de securitate necesare pentru protecția datelor tale cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod  împotriva distrugerii, pierderii, modificării nelegale sau accidentale, divulgării neautorizate sau accesului neautorizat, precum și împotriva oricărei alte prelucrări nelegale. Măsurile de securitate pe care le implementăm cu privire la datele tale cu caracter personal au capacitatea de a asigura confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și rezistența continuă a sistemelor și serviciilor de prelucrare, precum și capacitatea de a restabili disponibilitatea datelor cu caracter personal și accesul la acestea în timp util în cazul în care are loc un incident de natură fizică sau tehnică.

Toate datele cu caracter personal vor fi prelucrate prin intermediul unor pagini securizate care folosesc sistemul de criptare SSL, marcate cu simbolul unui lacăt, poziționat în partea de sus a ferestrei de browser.

În cazurile prevăzute de GDPR în legătură cu încălcări ale securității datelor cu caracter personal, Promenada Mall Bucuresti va informa în mod corespunzător autoritățile competente și persoanele relevante.

Promenada Mall Bucuresti prelucrează date cu caracter personal care sunt exacte, având implementată o procedură de actualizare a acestora. Astfel, Promenada Mall Bucuresti S.R.L. ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere.

5.     Drepturile persoanelor vizate, în raport cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

• Dreptul de acces– dreptul de a solicita confirmarea faptului că datele cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de către noi, iar în caz afirmativ, persoana vizata are dreptul de a solicita accesul la acestea, precum și anumite informații despre acestea. În urma unei solicitări efectuate în acest sens, vom elibera și o copie asupra datelor cu caracter personal prelucrate. Solicitarea de copii suplimentare va fi tarifată în funcție de costurile efective înregistrate.
• Dreptul la rectificare– dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, precum și completarea celor care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea de informații suplimentare.
• Dreptul la ștergerea datelor(”dreptul de a fi uitat”) – în situațiile reglementate expres de lege, ai dreptul de a obține din partea noastră ștergerea respectivelor date. Astfel, ștergerea datelor cu caracter personal se poate solicita dacă:
  • datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate;
  • retragerea consimțământului pe baza căruia are loc prelucrarea;
  • persoana vizata se opune prelucrării in temeiul dreptului la opoziție;
  • prelucrarea datelor cu caracter personal este nelegală;
  • datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care ne revine.
• Dreptul la restricționarea prelucrării – dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal în anumite situații reglementate expres de lege, după cum urmează:
  • se contesta exactitatea datelor, pentru perioada în care se verifică exactitatea datelor in cauză;
  • prelucrarea este ilegală și persoana vizata se opune ștergerii datelor;
  • daca persoana vizata are nevoie de aceste date pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță, iar compania noastră nu mai are nevoie de aceste date;
  • persoana vizata se opune prelucrării datelor cu caracter personal, pentru perioada în care verificăm dacă interesele noastre legitime prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților sale.

În aceste situații, cu excepția stocării, datele nu vor mai fi prelucrate.

• Dreptul de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal– dreptul de a se opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se afla persoana vizata, prelucrării (inclusiv creării de profiluri) întemeiate pe interesul nostru legitim.
• Dreptul la portabilitatea datelor– dreptul de a primi datele cu caracter personal furnizate, într-un format structurat, care poate fi citit automat, și de a solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator. Acest drept este aplicabil numai pentru datele cu caracter personal furnizate direct de către persoana vizata către operator și numai dacă prelucrarea datelor cu caracter personal este realizată prin mijloace automate și are ca temei legal fie executarea unui contract, fie consimțământul respectivei persoane,
• Dreptul de a depune plângere– dreptul de a depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal. Plângerea se va depune la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal („ANSPDCP”) – detalii la ro.
• Dreptul de retragere a consimțământului– dreptul de retragere, în orice moment, a consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământ. Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă.
• Drepturi suplimentare aferente deciziilor automate utilizate în procesul de furnizare a serviciilor – în cazul în care se iau decizii automate în legătură cu datele cu caracter personal și aceste decizii afectează în mod semnificativ persoana vizata, aceasta poate (a) obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, (b) exprima punctul de vedere cu privire la respectiva prelucrare, (c) obține explicații cu privire la decizia luata și (d) contesta respectiva decizie.

Aceste drepturi (mai puțin dreptul de a se adresa ANSPDCP, care se poate exercita în condițiile stabilite de această autoritate – în acest sens se poate consulta pagina web oficială www.dataprotection.ro) pot fi exercitate, oricând, fie individual, fie cumulat, prin transmiterea unei scrisori/mesaj prin următoarele modalități :

• prin poștă, la adresa: Calea Floreasca nr. 169A, Floreasca 169, Cladirea A, etajul 5, Sector 1, Bucuresti, Romania
• prin email, la adresa de email: protection@nepirockcastle.com

În ceea ce privește dreptul de a îți retrage consimțământul acordat pentru transmiterea de mesaje de marketing direct (newsletter) prin e-mail, poți exercita acest drept și prin accesarea link-ului dedicat de dezabonare (unsubscribe), inclus în fiecare mesaj de acest fel.